HOTEL UNIFIED COMMUNICATION MANAGER
Customized Solutions For Hotel Services
To Hotel Unified Communication Manager™ είναι το νέο διαθέσιμο τηλεπικοινωνιακό σύστημα, ειδικά σχεδιασμένο για Ξενοδοχειακά Συγκροτήματα πόλεως ή Resorts και καλύπτει πλήρως τις απαιτήσεις για επικοινωνία με Φωνή και Video, στα δωμάτια, τους κοινόχρηστους χώρους και τα τμήματα της διοίκησης.
Το Hotel Unified Communication Manager είναι το νέας γενιάς IP PABX και συνδυάζει όλες τις δυνατότητες και εφαρμογές ενός τηλεφωνικού κέντρου, με βελτιωμένα features και applications. Επίσης συνδέεται και επικοινωνεί αμφίδρομα μέσω του TEN PMS Interface, με το υπάρχον λογισμικό του Front Office (Property Management System – PMS). Υποστηρίζει δίκτυα Wi-Fi για VoIP και Internet (data) και δίκτυα IP CCTV. Είναι πλήρως συμβατό με όλα τα VoIP τηλεπικοινωνιακά δίκτυα όπως το Viva για την πραγματοποίηση εξερχόμενων κλήσεων με ποιότητα ήχου High Definition, μεγαλύτερη ταχύτητα και μειωμένο κόστος.
Ο Business Unified Communication Manager™ καινοτομεί τόσο σε κατασκευαστικό όσο και λειτουργικό επίπεδο. Ο εξοπλισμός (hardware) είναι από κορυφαίους κατασκευαστές (HP & Dell), ενώ το λογισμικό του στηρίζεται στην πλατφόρμα της Digium.
Τα PABX features που προσφέρει τόσο για την επικοινωνία της διοίκησης όσο και των πελατών είναι τα εξής:
- Πολλαπλά SIP accounts
- Διαχείριση της ταυτότητας του χρήστη (Administrable CLI)
- Πλήκτρα διαχείρισης χρηστών (BLF, Speed dial, Presence)
- Remote call pick-up
- Ring / Hunt groups
- Call forward / Follow me
- Call transfer
- Conference
- Fax to e-mail
- Voice mail
- Do not disturb
- IVR – music on Hold
- Logo integration στην οθόνη των IP τηλεφωνικών συσκευών
- Σύστημα καταγραφής κλήσεων, με δυνατότητα αποθήκευσης, αναπαραγωγής και αποστολής των αρχείων ήχου
με καταχώρηση του ονόματος και των στοιχείων του πελάτη. Σε κάθε κλήση από το δωμάτιο προς οποιαδήποτε συσκευή της διοίκησης – τεχνολογίας IP – εμφανίζεται το όνομα του εκάστοτε πελάτη στην οθόνη. Αυτό βελτιώνει τις παρεχόμενες υπηρεσίες προς τους πελάτες και δημιουργεί νέες υποδομές customer service στο ξενοδοχείο. Ταυτόχρονα ξεκλειδώνεται η τηλεφωνική συσκευή και ο πελάτης μπορεί με την είσοδό του στο δωμάτιο να πραγματοποιήσει εξερχόμενες κλήσεις. Σε περίπτωση που υπάρχει και το PMS του Front Office και το TEN PMS Interface, το check-in θα γίνει στο πρώτο και αυτόματα θα ενημερωθεί και το δεύτερο.
στην γλώσσα του πελάτη. Προεπιλεγμένες γλώσσες τα Ελληνικά και τα Αγγλικά, με δυνατότητες εγγραφής μηνυμάτων και σε άλλες γλώσσες – κατόπιν αιτήματος. Η ενεργοποίηση και απενεργοποίηση των wake-up calls γίνεται από τον χειριστή του προγράμματος TEN PMS Interface αλλά και από τον ίδιο τον πελάτη, πληκτρολογώντας τον αντίστοιχο κωδικό από την τηλεφωνική συσκευή του δωματίου του. Σε κάθε περίπτωση, οι ενέργειες σχετικά με τα wake-up calls καταγράφονται σαν Ιστορικό στο TEN PMS Interface.
για την καταγραφή της εισόδου και της εξόδου της καμαριέρας από το δωμάτιο, αλλά και της ώρας που απαιτήθηκε για τον καθαρισμό. Όλες οι καταχωρήσεις γίνονται μέσω της τηλεφωνικής συσκευής του δωματίου με ηχητικά μηνύματα επιβεβαίωσης των εντολών (Voice Prompts). Οι προεπιλεγμένες γλώσσες των εντολών είναι τα Ελληνικά και τα Αγγλικά, με δυνατότητες εγγραφής εντολών και σε άλλες γλώσσες – κατόπιν αιτήματος. Το TEN PMS Interface δίνει τη δυνατότητα εκτύπωσης των στοιχείων αυτών, συνολικά ή με τη χρήση φίλτρων (για ποιά καμαριέρα συγκεκριμένα ή για ποιο ημερομηνιακό διάστημα). Τα στατιστικά αυτά μπορούν να αξιοποιηθούν από τη διοίκηση και κατόπιν ελέγχων, να βελτιωθεί η διαδικασία και να επέλθουν αποδοτικές αλλαγές για την οργάνωση και τη λειτουργία του ξενοδοχείου.
του πελάτη σε νέο δωμάτιο. Αυτόματα μεταφέρονται όλα τα στοιχεία που αφορούν τη διαμονή του, για παράδειγμα οι τηλεφωνικές κλήσεις και οι αντίστοιχες χρεώσεις, ενώ κλειδώνεται η τηλεφωνική συσκευή του αρχικού δωματίου και ξεκλειδώνεται του δεύτερου. Σε περίπτωση που υπάρχει και το PMS του Front Office και το TEN PMS Interface, η διαδικασία του Transfer θα γίνει στο πρώτο και αυτόματα θα ενημερωθεί και το δεύτερο.
με ταυτόχρονη διαγραφή του ονόματος του πελάτη από τη τηλεφωνική συσκευή του δωματίου, κλείδωμα του τηλεφώνου ώστε να μην γίνονται κλήσεις και διαγραφή των Voice mails. Κατά το check-out ολοκληρώνεται προς εξόφληση η καρτέλα με τις τηλεφωνικές χρεώσεις, ενώ υπάρχει αναλυτική κατάσταση αυτών (Billing). Σε περίπτωση που υπάρχει και το PMS του Front Office και το TEN PMS Interface, το check-out θα γίνει στο πρώτο και αυτόματα θα ενημερωθεί και το δεύτερο.
για την αναφορά / καταγραφή βλαβών ανά δωμάτιο ή ανά χώρο. Οι αναφορές περιλαμβάνουν βλάβη τηλεόρασης, βλάβη φωτισμού, βλάβη κλιματιστικού, βλάβη υδραυλικών κλπ. Όλες οι καταχωρήσεις γίνονται μέσω της τηλεφωνικής συσκευής του δωματίου με ηχητικά μηνύματα επιβεβαίωσης των εντολών (Voice Prompts). Οι προεπιλεγμένες γλώσσες των εντολών είναι τα Ελληνικά και τα Αγγλικά, με δυνατότητες εγγραφής εντολών και σε άλλες γλώσσες – κατόπιν αιτήματος. Το TEN PMS Interface δίνει τη δυνατότητα εκτύπωσης των στοιχείων αυτών, συνολικά ή με τη χρήση φίλτρων (για ποιά καμαριέρα / συντηρητή συγκεκριμένα ή για ποιο ημερομηνιακό διάστημα). Τα στατιστικά αυτά μπορούν να αξιοποιηθούν από τη διοίκηση και να προκύψουν α) χρήσιμα στοιχεία σχετικά με προβλεπόμενες συντηρήσεις και αλλαγές β) στοιχεία για την οργάνωση του προϋπολογισμού βάσει των αλλαγών αυτών και γ) θέματα που αφορούν την ασφάλεια των πελατών του ξενοδοχείου.
με επιλογή τιμών χρέωσης γραμμών ΟΤΕ ή γραμμών δικτύου VoIP (SIP) για σημαντική αύξηση των εσόδων του Ξενοδοχείου. Η κατάσταση μπορεί να εκτυπωθεί, αλλά και να ελέγχεται βάσει φίλτρων – ανά συγκεκριμένες χρονικές περιόδους ή αθροιστικά κατά το check-out του πελάτη, ανά συγκεκριμένο δωμάτιο ή ομάδα δωματίων κτλ.
για κλήσεις από δωμάτια. Στην περίπτωση που το ξενοδοχείο δεν έχει για παράδειγμα ειδικό τμήμα «Laundry», δημιουργείται ένα ring group όπου όταν το επιλέγει ο πελάτης, απαντά ο υπεύθυνος από τη θέση της Reception. Αυτός βλέπει στην οθόνη του το τμήμα για το οποίο προορίζεται η κλήση (πχ To Laundry), το δωμάτιο αλλά και το όνομα του πελάτη – όπως αυτά είναι περασμένα στο PMS Λογισμικό (ο υπάλληλος θα πρέπει απαραιτήτως να έχει IP τηλεφωνική συσκευή). Η υπηρεσία στηρίζεται στον ειδικό σχεδιασμό του TEN Communication Manager αλλά και στην αμφίδρομη σχέση του με το TEN PMS Interface. Η δημιουργία των ring groups μπορεί να λειτουργήσει σε υπάρχουσες τηλεφωνικές συσκευές (χρήση Speed dial πλήκτρων) ή μέσω των συσκευών (αναλογικές και IP) που προτείνει η TEN οι οποίες έχουν τη δυνατότητα δημιουργίας ειδικής μακέτας για κάθε ένα ξενοδοχείο με τα δικά του χρώματα, στοιχεία κτλ. Η δυνατότητα αυτή μειώνει σημαντικά τον χρόνο διαχείρισης των αιτημάτων του πελάτη, βελτιώνεται η ποιότητα των παρεχόμενων υπηρεσιών ενώ ταυτόχρονα μειώνονται οι ενδεχομένως περιττές θέσεις εργασίας.
Η κινητή ασύρματη τηλεφωνία μέσω του δικτύου Wi-Fi μπορεί να χρησιμοποιηθεί από το προσωπικό του Ξενοδοχείου αλλά και από τους πελάτες κάνοντας χρήση μίας «δεύτερης Συσκευής» δωματίου. Στην περίπτωση του προσωπικού του ξενοδοχείου αυξάνεται η ταχύτητα αντιδράσεων ενώ υπάρχει πιο αποτελεσματική οργάνωση. Σε ότι αφορά τον πελάτη, του δίνεται η δυνατότητα ευκολότερης επικοινωνίας με τα εσωτερικά του ξενοδοχείου και τις υπηρεσίες, καθώς δημιουργείται ταυτόχρονα ένα προσωπικό τηλεφωνικό κέντρο για κάθε σουίτα ή και δωμάτιο.
Αυτό σημαίνει ότι το ξενοδοχείο μπορεί να παρέχει πλέον ολοκληρωμένες υπηρεσίες Τηλεφωνίας, σε όλους τους χώρους του, με δυνατότητα επέκτασης σε άλλα ξενοδοχεία του ιδίου Group ή σε δημόσιους χώρους της επιλογής του π.χ. παραλίες, πλατείες κλπ, με χαμηλή χρέωση – μέσω δικτύων VoIP – και να επωφελείται πάντα από τη χρήση που κάνουν οι πελάτες. Μέσω ειδικών πακέτων τηλεφωνίας ή και Internet, το ξενοδοχείο θα έχει ξανά έσοδα, ενώ θα δημιουργεί ταυτόχρονα μία σύγχρονη εικόνα, με άριστη παροχή υπηρεσιών (facilities) και θα δημιουργεί loyalty με τους πελάτες του.
Η TEN προσφέρει στον κλάδο των ξενοδοχείων ένα καινοτόμο σύστημα τηλεπικοινωνιών, τεχνολογίας IP, το οποίο συνδυάζει, ελέγχει και προσφέρει όλο το φάσμα της επικοινωνίας, εναρμονισμένα σε ένα πακέτο. Οι σύγχρονες ανάγκες αλλά και οι απαιτήσεις των χρηστών οδηγούν σε σύγκλιση των μέσων επικοινωνίας. Αυτό επιτυγχάνεται – στην περίπτωση του Hotel Unified Communication Manager – με ταυτόχρονη βελτίωση των υποδομών, εξορθολογισμό των εξόδων, παροχή άριστης ποιότητας υπηρεσιών στον πελάτη και αύξηση των κερδών του ξενοδοχείου.
